Det er svært verdifullt å la autoriserte medarbeidere ha alle avtaler tilgjengelig i Mediusflow Agreement. Mediusflow gir deg flere fordeler, for eksempel påminnelser når avtalene må fornyes eller holder på å utløpe. Hvis du kombinerer det med Mediusflow Invoice, kan du matche fakturaene med avtalene. Mediusflow administrerer, matcher og kontrollerer alle avtalene dine på en svært effektiv måte.
Har du noen gang hatt behov for å betale for ekstratjenester, bare fordi du ikke fikk sagt opp en avtale i tide?
Hvor ofte kontrollerer du at fakturaen er i samsvar med en avtale?
Noen av de viktigste dokumentene i alle virksomheter er avtaler. Til tross for dette er det mange virksomheter som fremdeles ikke har noen form for effektiv avtaleadministrasjon. Mediusflow effektiviserer avtaleadministrasjonen, slik at du kan fokusere på kjernevirksomheten din. En papirbasert løsning gjør det vanskeligere å dele informasjon, fordi avtaler og kontrakter har en tendens til å bli signert og arkivert i en safe, der de blir liggende og samle støv. I stedet er det svært verdifullt å la autoriserte medarbeidere ha alle avtaler tilgjengelig i Mediusflow Agreement. Mediusflow har enda flere fordeler, for eksempel påminnelser når de må fornyes eller holder på å utløpe, og kombinert med Mediusflow Invoice kan fakturaene matches med avtalene. Mediusflow administrerer, matcher og kontrollerer alle avtalene dine på en svært effektiv måte.
Mediusflow Agreement gir deg større kontroll over alle eksisterende avtaler og kontrakter. Du kan lagre alle typer avtaler i Mediusflow, og du kan kategorisere dem slik at det er enklere å finne dem. Men det viktigste er at hver type kan konfigureres forskjellig, slik at de kan inneholde ulike datatyper, informasjon om hvilke prosesser de brukes i og så videre. Avtaledokumenter blir skannet og lagret i Mediusflow. Alle tilleggsdata som du vil legge til i avtalen, blir registrert manuelt når avtalen blir lagt inn i Mediusflow. Du kan koble en varsling til forfallsdatoen for avtalen for å redusere risikoen for at den blir forlenget uten at du ønsker det.
Mediusflow Agreement-modulen er mye mer enn et arkiv. I tillegg til funksjonen for digital lagring og påminnelse har den flere ulike bruksområder, blant annet administrasjon av: partneravtaler, kundeavtaler, artikkelavtaler, ansettelsesavtaler, leasingavtaler, leieavtaler og abonnementsavtaler.
For hver faktura som forventes mottatt, blir det opprettet et matchende objekt fra en avtale. Disse blir basert på parameterne som er definert i avtalen, og de gjør det mulig å matche en faktura ved mottak. Avtalen kan matches på overskriftsnivå og linjenivå, om nødvendig. Når du matcher fakturaen med avtalen, kontrollerer Mediusflow at betalingsbetingelsene på fakturaen samsvarer med matchingsobjektet, og at forhåndsdefinerte maksimumsbeløp ikke overskrides. Hvis vilkårene stemmer, kan fakturaen automatisk sendes til ERP-systemet for endelig bestilling.
Med Mediusflow Agreement får virksomheten umiddelbar tilgang til avtaler og kontrakter, og dermed økt kontroll over eksisterende avtaler. Løsningen vil være kostnadsbesparende for deg, fordi du får påminnelse i tide og kan holde bestemte oppsigelsesdatoer. Ved å matche fakturaene mot avtalene kan du dessuten sikre at du blir fakturert i henhold til avtale. Hvis du bruker et digitalt avtalearkiv i tillegg til et papirbasert arkiv, blir avtalebehandlingen svært effektiv og kontrollert!