Le contrat constitue l’un des documents les plus importants de l’entreprise. Et pourtant, nombre d’entre elles font preuve de négligence dans leur gestion. Souvent, ils sont gérés sous forme papier, ce qui complique la diffusion, la recherche d’informations ou encore le suivi des dates d’expiration. Les contrats peuvent être alors prorogés sans que personne dans l’entreprise
n’ait pu exercer un véritable contrôle. Et s’ils ne sont pas gérés de façon appropriée, vos contrats en vigueur seront très difficiles à rapprocher de vos factures fournisseurs.
- N'avez-vous jamais eu à payer des services supplémentaires tout simplement parce que vous n'aviez pas résilié un contrat dans les temps ?
- A quelle fréquence contrôlez-vous la conformité des factures avec les termes d'un accord ?
Le module contrats de Mediusflow vous permet un meilleur contrôle de vos contrats, numérisés et stockés dans une archive. Le système permet également de créer des alertes lorsque le contrat arrive à expiration afin de réduire le risque de prorogation tacite.
Mieux, lorsque vous recevez une facture, celle-ci est automatiquement rapprochée du contrat. En cas de non conformité, la facture est envoyée à la personne responsable.
Mediusflow prend en charge la gestion, les opérations de rapprochement et de contrôle de tous vos contrats de manière très efficace. Chaque contrat donne lieu à la création de plusieurs objets de rapprochement. Ces objets sont créés à partir des paramètres définis dans le contrat. Ils permettront le rapprochement de la facture, une fois celle-ci réceptionnée. Selon les cas : au niveau de l’en-tête ou au niveau ligne. Les opérations de rapprochement servent notamment à vérifier que la facture entre bien dans la période de validité du contrat ou encore que les limites de montant prédéfinies n’ont pas été dépassées. Si les conditions sont conformes, la facture peut être envoyée automatiquement dans le système ERP pour les opérations finales de comptabilisation.
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- contrats de partenariat,
- accords commerciaux
- contrats sur les produits,
- contrats de travail,
- contrats de crédit-bail,
- contrats de location
- conventions de souscription...
- Un accès immédiat aux accords et aux contrats
- Un contrôle renforcé sur les contrats en vigueur
- Des économies (en rappelant les délais et dates de résiliation)
- Un rapprochement efficace avec les factures.
- Un archivage numérique, sécurisé
