Gestion des achats - Mediusflow Purchase

Gardez la maîtrise sur tous vos achats (sur et hors catalogue) avec Mediusflow Purchase et optimisez l'ensemble des processus, depuis les achats jusqu'aux paiements. 

Optimisez vos achats et maîtrisez votre trésorerie

Même dotée d’un logiciel spécifique, les entreprises doivent encore traiter certains achats en dehors du progiciel, pour les produits hors catalogue par exemple. Autre incnvénient : il se peut que le progiciel utilisé ne prenne pas en compte certaines fonctions comme les demandes d’achat ou les gestions d’habilitations. Ces lacunes peuvent poser de vraies difficultés lorsqu’il s’agit d’automatiser le traitement des factures fournisseurs (difficulté de rapprochement).

Pour que ce processus soit pris en charge de bout en bout - depuis la commande jusqu’au paiement – Medius flow propose d'ajouter à votre environnement existant un module achat complémentaire. Il permettra de prendre en compte tous les achats, qu’ils soient traités dans ou hors progiciel. Dès lors, les opérations de rapprochement factures/bons de commandes seront traitées de façon optimale.

Parfaitement intégrée à votre environnement existant, la solution achat Mediusflow peut être aussi utilisée comme un module autonome. Les flux sont optimisés en fonction de vos procédures d’entreprise.

Vous pouvez définir plusieurs types d’achats, selon la référence article, sa description ou encore selon des références externes. Ainsi, Mediusflow vous permet de gérer l’ensemble du processus d’achat, depuis la demande d’achat jusqu’à la réception.

Souple, Mediusflow vous permet d’adapter ces flux à vos besoins et vos règles de gestion. Vous pouvez gérer les habilitations et les plafonds d’engagements, les autorisations et confirmations de commande et la gestion des réceptions. Autre avantage : la gestion papier disparaît et la partie administrative est simplifiée. Les utilisateurs connaissent la marche à suivre et n’ont plus à s’enquérir des procédures.

Le processus achat

Le processus d'achat est souvent initialisé par une personne faisant une demande d'achat. Dans le module Mediusflow Purchase, un utilisateur peut faire une demande pour n'importe quel article : soit à partir du fichier produit, soit sous forme textuelle ; la demande pouvant concerner n'importe quel nombre d'articles.

Une demande peut également être créée au moyen d'un modèle, par exemple le “Kit pour nouvel employé”, afin d'accélérer le processus. Pour cet exemple, lorsque votre organisation embauche un nouveau collaborateur, un kit "nouvel employé" peut être commandé par simple clic sur un bouton. Cette opération vous fait gagner du temps et vous êtes assurés que votre personnel reçoit l'équipement adapté acquis auprès des fournisseurs appropriés.

La demande d'achat est acheminée vers l'interlocuteur compétent pour autorisation avant d'être routée pour la création du bon de commande. Une demande d'achat peut donner lieu à un ou plusieurs bons de commande, en fonction des articles demandés ; les bons de commandes requis seront créés automatiquement.

Mediusflow Purchase est doté de fonctionnalités de réception des marchandises, vous offrant une méthode de rapprochement à 2 et 3 niveaux. Les factures de dépenses associées aux bons de commande dans Mediusflow seront rapprochées et traitées avec la même performance que vos factures avec bons de commandes gérées dans votre ERP.

Bénéfices pour l'entreprise

- des processus achats rationalisés, efficaces et maîtrisés
- une trésorerie maîtrisée
- des opérations de rapprochement facilitées
- une réduction des tâches administratives
- un gain de temps