Réflexions sur le parcours d’un responsable de la comptabilité fournisseurs vers une véritable automatisation.
Leçons et conseils pour les équipes de comptabilité fournisseurs qui souhaitent en savoir plus.
La comptabilité fournisseurs d’aujourd’hui est différente de celle d’hier.
Voici Sarah, responsable de la comptabilité fournisseurs.
Voici Sarah. C’est une responsable de la comptabilité fournisseurs fictive, mais son histoire est loin d’être inventée. Au contraire, son histoire reflète celle de milliers de clients et de prospects avec lesquels nous avons travaillé, grâce à des témoignages concrets.
Le parcours à entreprendre aujourd’hui vers une véritable automatisation est différent de celui d’il y a 5 à 10 ans. Les progrès technologiques peuvent désormais vous aider à atteindre des niveaux d’efficacité sans précédent et à mettre en place un processus automatisé de bout en bout.
Si vous partez de zéro ou même si vous êtes partiellement automatisé, inspirez-vous de Sarah. Son parcours vers l’automatisation de la comptabilité fournisseurs a été jalonné d’étapes importantes et elle évoque ici des problèmes courants, des leçons précieuses et ce que la technologie peut faire pour vous et votre équipe.
Réflexion n°1 : frustrations avant l’automatisation.
Tellement frustrés. Nous faisons de notre mieux avec ce que nous avons.
Encore un retard de paiement parce qu’on est noyés dans les factures. Papier et e-mails, que nous devons de toute façon imprimer. Nous essayons de les classer, mais l’organisation d’une armoire de classement a ses limites.
L’année dernière, nous avons constaté une légère amélioration de la productivité avec les solutions de numérisation, mais honnêtement, cela ne fonctionne pas bien pour la plupart des factures et ne capturent que les informations au niveau de l’en-tête.
Et les approbations ? Oubliez ça. Des centaines d’e-mails sont envoyés à différentes succursales et la plupart restent sans réponse à moins que je ne les relance plusieurs fois.
Le volume des e-mails est écrasant. Les fournisseurs veulent savoir quand ils seront payés. Nos factures n’ont pas de contexte, des pièces jointes aléatoires et la demande de rapports nous oblige à nous démener pour les assembler.
Je fais de mon mieux, mais je n’ai tout simplement pas les outils qu’il me faut et je m’inquiète que cela donne une mauvaise image de mon équipe.
- Les processus de comptabilité fournisseurs manuels sont très pénibles et constituent un obstacle à la productivité du service de comptabilité fournisseurs.
- Selon une enquête Médius menée auprès de 2 740 professionnels des finances et des achats, 45 % des paiements des fournisseurs sont en retard, ce qui provoque des tensions dans les relations et des retards dans la clôture des comptes. Ces problèmes systémiques résultent d’un manque d’automatisation des factures et des paiements, d’un manque de visibilité et d’un soutien limité de la part de la direction
- Les entreprises doivent donner la priorité à la comptabilité fournisseurs pour assurer la continuité et mettre en place des stratégies de fonds de roulement efficaces. Même les efforts d’automatisation antérieurs peuvent nécessiter une réévaluation.
- Les indices de référence de l’industrie, comme ceux ci-dessous, peuvent aider les organisations à déterminer leur potentiel d’amélioration.
- € 8.93
Coût de traitement d’une seule facture - 10,9 jours
Délai de traitement d’une seule facture - 22.5 %
Taux d’exception des factures
- 30.2 %
Factures traitées directement - 43 %
Les fournisseurs permettent électroniquement - 22.5 %
Temps passé par le personnel à répondre aux demandes de renseignements
- € 8.93
« Les approbateurs sont ravis. C’est un énorme gain de temps pour eux : ils utilisent leurs ordinateurs portables, téléphones portables et tablettes pour examiner et approuver n’importe quelle facture, où qu’ils se trouvent. Les utilisateurs reçoivent un rapport dans Medius, consultent le document, qui l’a approuvé et toutes les pièces justificatives. Pour les révisions, l’outil soutient leur processus de révision budgétaire. Ils sont ravis. Et la comptabilité fournisseurs n’est pas constamment en train de répondre à des questions sur la raison pour laquelle certaines choses sont dans leur budget. »
Elise Byrd
Responsable de la comptabilité fournisseurs, Silver Eagle Distributors
Réflexion n°2 : Envisager l’automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Enfin, une pause dans notre bataille pour la technologie de comptabilité fournisseurs.
Nous avons enfin obtenu l’autorisation d’examiner les solutions de comptabilité fournisseurs, mais de nombreux fournisseurs semblent offrir la même chose. Nous devons faire preuve de prudence en établissant une liste prioritaire de tous les éléments « indispensables ».
Nous devons améliorer notre taux de capture et personnaliser les règles de routage sans aide du service informatique. Mais nous voulons aussi que les factures soient automatiquement connectées aux commandes et aux entrées de marchandises, afin que mon équipe n’ait pas à toucher à chaque facture. Ainsi, les priorités sont les suivantes :
- Saisie de l’en-tête et de la ligne
- Capacités d’apprentissage automatique et d’intelligence artificielle
- Une interface conviviale
- Rapprochement à trois niveaux
La dernière étape du processus de la comptabilité fournisseurs, à savoir les paiements, est également problématique. Comme de plus en plus de fournisseurs utilisent les paiements électroniques, il est essentiel de disposer d’une solution couvrant toutes les étapes et tous les types de paiement.
Une solution basée sur le Cloud serait la meilleure option car nous nous développons à un rythme rapide. La flexibilité avec les intégrations ERP nous aidera à intégrer de nouvelles unités commerciales dans le même processus de rationalisation. En outre, nous avons besoin que les mises à jour et les fonctionnalités se fassent automatiquement, de sorte que nous n’ayons pas à payer pour les mises à niveau ou à attendre que le service informatique effectue certaines opérations.
Le service informatique insiste également pour que nos fournisseurs soient en mesure de prendre en charge rapidement les intégrations ERP. Notre projet est vraiment axé sur la rapidité de la valeur ajoutée, de sorte que la solution devra être connectée à nos systèmes d’entreprise existants avec une mise en œuvre rapide, faute de quoi l’affaire sera perdue.
- Cela peut sembler déconcertant au début, mais prenez le temps de comprendre le paysage de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. De nombreux fournisseurs prétendent automatiser le processus de la comptabilité fournisseurs, mais ne parviennent pas à une véritable automatisation de bout en bout. Posez ces questions clés :
- Quelle est la base de leur technologie ?
- L’AI/ML le soutient-elle ou s’agit-il d’un simple outil d’automatisation des processus robotiques (RPA) ?
- Peut-il couvrir l’intégralité du processus de facturation jusqu’au paiement ?
- À quoi ressemble l’intégration de la solution ERP ?
- Faites une liste des caractéristiques les plus importantes que vous recherchez et tenez-vous y, en faisant bien savoir aux fournisseurs potentiels ce qui compte vraiment pour votre entreprise.
- Outre les capacités de la solution, les fournisseurs doivent prouver leur engagement à collaborer avec votre entreprise. Succès client, la preuve d’une adéquation supérieure, et la valorisation du retour d’information des clients sont nécessaires, ainsi que des technologies innovantes comme la ML et l’IA dans les feuilles de route des produits.
« Les membres de l’équipe peuvent se connecter n’importe où, même sur leur téléphone, pour traiter les approbations. Il y a tellement d’avantages à passer à un système entièrement automatisé, celui-ci est convivial et représente une énorme amélioration par rapport au système que nous avions auparavant. Le coût a également été pris en considération dans le processus décisionnel. Les retours de l’entreprise ont été très positifs. »
Katrina Ena
Responsable des comptes fournisseurs, Fluidra
L’autonomie permet de prendre les bonnes mesures en toute circonstance.
L’IA/ML comble les lacunes de l’automatisation basée sur des règles en créant des moteurs autonomes pour la gestion des factures. Alors que l’automatisation impose un certain nombre d’actions lorsque l’événement déclencheur se produit, l’autonomie, grâce à l’IA/ML, impose le bon nombre d’actions lorsque l’événement déclencheur se produit, même si les détails sous-jacents changent.
C’est une différence subtile mais essentielle. Imaginez qu’un système autonome permette de transmettre les approbations à la personne appropriée, même lorsque certains aspects du flux d’approbation changent en raison d’une absence, d’un changement de poste, d’un déplacement de l’équipe de projet, etc. Puissant.
Réflexion n°3 : Décider de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Nous avons fait notre choix. Il est temps de la faire approuver.
Un mois après le début des évaluations des fournisseurs, d’innombrables démos et des heures de recherche, nous avons finalement réduit notre sélection. Nous avons désormais besoin de l’approbation de notre directeur financier et de nos dirigeants.
Nous avons travaillé avec les meilleurs fournisseurs, qui nous ont aidé à construire notre analyse de rentabilité et à procéder à des calculs de retour sur investissement pour clarifier nos attentes. Le service informatique a également estimé qu’une solide intégration à notre système ERP et un modèle de déploiement éprouvé étaient des priorités pour leur département.
Mon équipe a compilé les bénéfices tangibles :
- Des heures de travail économisées grâce à l’IA et la ML.
- Des profits réalisés grâce aux escomptes de paiement anticipé et aux conditions de paiement favorables.
- Possibilité d’évoluer sans réduction d’effectifs, et bien plus encore.
Et les avantages indirects :
- Possibilité de se concentrer davantage sur notre travail stratégique dans la comptabilité fournisseurs.
- Gain de temps pour les utilisateurs professionnels dans le processus d’approbation des factures.
- Capacité à prendre en charge le télétravail, ce qui est indispensable dans l’environnement actuel et plus encore.
Bonus : Grâce à ce processus, nous avons découvert l’opportunité de combler le fossé entre la comptabilité fournisseurs et le service des achats. Au lieu de nous rejeter mutuellement la faute, nous pouvons utiliser une solution qui comprend le rôle de l’approvisionnement et qui permet de faire correspondre facilement des bons de commande complexes, ce qui facilite nos relations : une grande victoire.
Il est maintenant temps d’obtenir l’adhésion ultime pour la solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs que nous avons choisie.
- Une bonne analyse de rentabilisation de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs devrait inclure une preuve du retour sur investissement de la mise en œuvre de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs afin d’obtenir l’aval des parties prenantes. Veuillez noter que l’automatisation de la comptabilité fournisseurs basée sur le Cloud aide les entreprises à économiser de l’argent, à augmenter leurs bénéfices et à améliorer leurs relations avec les fournisseurs.
- Travaillez avec un fournisseur dont la méthodologie a fait ses preuves et dont la rapidité d’obtention de la valeur ajoutée permet d’obtenir des avantages immédiats et un seuil de rentabilité ou un retour sur investissement rapide.
- Prouver les avantages tangibles et non tangibles de l’automatisation de la gestion des comptes fournisseurs, y compris les relations avec les fournisseurs et l’approvisionnement :
- Le fait de payer à temps et d’obtenir des escomptes de paiement permet d’améliorer l’efficacité et la visibilité et d’augmenter le résultat net.
- Les audits deviennent plus simples et les heures supplémentaires sont réduites.
- Les paiements à temps renforcent la confiance des fournisseurs, entraînent des économies de coûts, et bien plus encore.
« C’était formidable de travailler avec l’équipe et l’ensemble du processus de mise en œuvre s’est très bien déroulé. Nous sommes très heureux de ce projet et ravis d’utiliser Medius. Merci ! »
Joanne Kime
Polaris Sales Inc
Travaillez-vous pour ou contre les achats ?
Une relation saine entre les services des achats et de la finance peut transformer une organisation. La relation entre les finances et les achats est indispensable pour effectuer un travail de qualité (et précis). Une mauvaise relation entre les deux équipes signifie que davantage d’erreurs sont commises et que les relations avec les fournisseurs en pâtissent.
Réflexion n°4 : Mise en œuvre de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs et gestion du changement.
Déployer facilement l’automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Notre fournisseur incroyable a répondu à toutes nos questions et organise des sessions de formation pour les utilisateurs. En outre, ils ont mis en place une formation pour les utilisateurs professionnels, et nous recevons des e-mails hebdomadaires contenant de courtes vidéos pour nous aider dans le processus de déploiement. Leur soutien pratique est l’une des raisons pour lesquelles nous les avons choisis.
Je peux également trouver de l’aide sur le portail en ligne, qui est régulièrement mis à jour avec de nouvelles informations et fonctionnalités. Ils proposent même des FAQ et des didacticiels vidéo, ce qui rend l’apprentissage à la demande rapide et facile. Génial.
C’est également rassurant d’avoir le soutien d’autres services, comme l’informatique, qui s’était fixé comme objectif il y a environ 5 ans d’être entièrement basé dans le Cloud. Le service informatique est ravi de notre nouvelle solution de comptabilité fournisseurs, car la mise en service sera réalisée à 100 % à distance et toutes les futures mises à niveau se feront dans le Cloud. Le fait de savoir qu’ils n’ont pas à faire face à une solution sur site encombrante est une excellente nouvelle.
- Le transfert après la signature d’un contrat avec un fournisseur ne devrait pas vous surprendre. Au cours du processus de vérification, des attentes claires des deux côtés en matière de responsabilité et de démarches sont essentielles pour que le processus de mise en service soit aussi transparent que possible.
- Le service informatique doit se sentir à l’aise avec les attentes, et votre organisation doit documenter et clarifier les intégrations pour éviter tout obstacle inattendu.
- L’automatisation de la comptabilité fournisseurs permet une mise en œuvre rapide et des avantages immédiats et significatifs. Le fournisseur que vous choisissez doit démontrer sa capacité à vous aider à réaliser la mise en service dans un délai raisonnable, à prioriser la réussite client, et fournir des références clients sans équivoque pour étayer ses affirmations.
« L’équipe Médius nous fournit un aperçu des normes et des meilleures pratiques de l’industrie, dont nous n’avions aucune idée ni aucun accès auparavant. La combinaison de la technologie moderne et de l’expertise sectorielle nous a été très précieuse. »
Alden Senteney
Gestionnaire de projet, Briggs Equipment
Réflexion n°5 : récolter les fruits d’une véritable automatisation de la comptabilité fournisseurs.
Succès. Une automatisation de la comptabilité fournisseurs comme il se doit.
Nous en sommes maintenant à six mois et nous sommes vraiment ravis. Nous avons résorbé notre arriéré de factures et lancé une initiative stratégique avec nos principaux fournisseurs pour commencer à récupérer des revenus.
La visibilité est incroyable.
- Nous pouvons voir les exceptions des fournisseurs et travailler avec eux (maintenant que nous avons le temps) pour réduire les erreurs.
- Les analyses sont super pointues. Des tableaux de bord prêts à l’emploi pour les dirigeants permettent de prendre des décisions critiques au jour le jour. Notre directeur financier est absolument ravi (et stresse moins).
- Les rapports que j’ai créés et programmés sont clairs, à jour avec les dernières données Cloud et faciles à personnaliser.
Nous avons collaboré intensément avec le service des achats sur les politiques et procédures internes. J’ai entendu dire qu’ils discutaient avec notre nouveau fournisseur de la possibilité de déployer des modules d’externalisation et de gestion des contrats pour une efficacité accrue dans le processus P2P.
Nos approbateurs commerciaux sont également satisfaits. Peu importe où ils travaillent, ils obtiennent les informations dont ils ont besoin pour approuver les factures sans bon de commande sur leur application mobile.
Avec le recul, je ne peux pas croire que nous n’ayons pas corrigé notre processus plus tôt avec l’automatisation de la comptabilité fournisseurs. Honnêtement, c’est comme si la description de mon poste était enfin entrée dans le 21e siècle. Mon équipe et moi-même travaillons sur des initiatives stratégiques et sur l’amélioration continue des indicateurs de performance, et nous avons l’impression d’être un atout et d’apporter de la valeur à l’entreprise.
Je vois si clairement les avantages. C’est vraiment la comptabilité fournisseurs telle qu’elle devrait être : une technologie de comptabilité fournisseurs autonome qui nous aide à nous concentrer sur ce qui est vraiment important pour l’entreprise.
- Vous vous souvenez de ces avantages « à portée de main » mentionnés dans la dernière réflexion ? Ce que vous lisez de Bob n’est que le début de ce à quoi vous pouvez vous attendre avec un processus de comptabilité fournisseurs moderne et sans contact.
- L’automatisation de vos processus de paiement peut générer des économies et garantir des dividendes grâce aux paiements électroniques. Et l’efficacité accrue rapporte un temps précieux qui peut être mieux utilisé pour éliminer les goulots d’étranglement du processus et optimiser vos opérations de facturation au paiement.
- Avec un contrôle robuste et une bonne visibilité, vous pouvez vous concentrer sur des améliorations continues, en utilisant des références basées sur des données pour évaluer les progrès et fixer des objectifs réalistes pour l’avenir.
« Nous aimons voir combien de factures sont réellement sans contact et combien de temps nous avons gagné. Avant, nous n’avions que 12 succursales et nous avons pu grandir jusqu’à 18 sans avoir besoin d’embaucher plus de personnes. »
Mayra Perez
Responsable de la comptabilité fournisseurs, Chadwell Supply
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Les tableaux de bord et les rapports sont une excellente chose, mais les équipes financières ont besoin de données au moment de la prise de décision. La valeur de la visibilité réside dans le fait que vous pouvez repérer les risques potentiels ou les factures en double dès qu’ils se produisent, afin de résoudre rapidement les problèmes. Une vue globale vous fournit les réponses dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
Lisez notre petit guide pour obtenir une comptabilité fournisseurs autonome, soutenu par l’IA, et bénéficier d’une vue cristalline sur toutes vos données financières importantes, ce que vous pourriez considérer comme le « nirvana de la comptabilité fournisseurs »
Medius pour une comptabilité fournisseurs véritablement autonome. Telle qu’elle devrait être.
Pourquoi Medius ? Nous sommes l’un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions de gestion des dépenses basées sur le Cloud. Nous aidons les organisations à faire progresser leur activité en leur permettant d’optimiser l’efficacité de leurs processus, de réaliser des économies et d’améliorer leur contrôle financier.
